Sobat generasi 46, saat melakukan pemutakhiran data EMIS Madrasah dan aplikasi terkait lainnya seperti PDUM dan Manajemen Ijazah, kita mungkin menemukan permasalahan terkait nomenklatur nama madrasah kita ternyata tidak sesuai dengan yang tercantum pada SK Izin Operasional yang dimiliki. Nah dalam postingan kali ini akan saya bahas terkait tahapan yang harus dilakukan madrasah untuk melakukan perubahan dimaksud.
Selain kekeliruan terkait nomenklatur nama lembaga, juga mungkin terdapat kekeliruan terkait jenjang madrasah, status madrasah, alamat madrasah, spasial (titik koordinat) dan citra profil. Untuk melakukan perbaikan terhadap beberapa kesalahan data dimaksud madrasah harus melakukan pengajuan perbaikan data melalui aplikasi Verval Satuan Pendidikan (VervalSP).
Namun untuk akses perbaikan data pada aplikasi vervalSP dimaksud harus menggunakan role Admin Kabupaten/Kota dan/atau Provinsi. Untuk itu, Madrasah agar melakukan pengajuan perbaikan dimaksud kepada admin EMIS pada Kankemenag Kab/Kota setempat dengan melampirkan SK Izin Operasional Madrasah yang berlaku. Selanjutnya, admin EMIS Kankemenag Kab/Kota melakukan pengajuan perbaikan data pada aplikasi VervalSP dengan tahapan :
- Untuk merubah nama madrasah, jenjang dan status madrasah, diajukan pada menu Pengelolaan >> Update nama & jenjang.
- Selanjutnya lakukan perubahan data alamat madrasah dan mengupload SK Izin Operasional Madrasah yang berlaku melalui menu Pengelolaan >> Perbaikan Data Identitas.
- Untuk merubah data spasial (titik koordinat) dilakukan pada menu Pengelolaan >> Spasial
- Untuk merubah data citra profil dilakukan pada menu Pengelolaan >> Citra Profil
- Perbaikan data yang telah diajukan dimaksud selanjutnya akan diverifikasi oleh admin Pusat. Admin menunggu dan melakukan pengecekan secara berkala terkait status approval pengajuan perbaikan data.
- Apabila pengajuan perbaikan data telah disetujui statusnya, maka secara berkala akan disinkronkan perbaikan datanya secara otomatis ke aplikasi terkait seperti vervalPD, VervalPTK, E-Ijazah, Manajemen Ijazah dan aplikasi lainnya milik Pusdatin Kemdikbud.
- Terkait perubahan data dimaksud pada aplikasi EMIS dan PDUM memang tidak berubah secara otomatis karena update datanya masih manual.
- Admin EMIS kabupaten/Kota melakukan pengajuan perbaikan data ke tim EMIS Pusat dengan mengisi Form Perbaikan Nama Madrasah sesuai link google form yang telah ditentukan oleh Tim EMIS Pusat. (Link dapat diminta pada UC EMIS Kanwil Kemenag Provinsi setempat). Pada pengisian form dimaksud, disertakan dengan mengupload dokumen SK Ijopmadrasah dan hasil sreenshoot perubahan data madrasah yang telah disetujui di aplikasi vervalSP (Data di SK Ijopsudah sama dengan di screenshoot dimaksud)
- Tim EMIS pusat selanjutnya melakukan verifikasi terhadap pengajuan perbaikan oleh admin EMIS kabupaten. Apabila data sudah sesuai, maka akan dilakukan update data sesuai permohonan pada aplikasi EMIS.
- untuk perubahan data di PDUM, ini akan berubah apabila dilakukan sinkronisasi data ulang antara aplikasi EMIS dan PDUM. Jika tidak berubah secara otomatis di PDUM padahal di EMIS sudah tersesuaikan,maka madrasah dapat melaporkan permasalah dimaksud ke HD/admin PDUM Kanwil Kemenag Provinsi setempat.